Le greffe est un pilier fondamental de la justice. C’est un service clé de l’appareil judiciaire qui assure le bon fonctionnement administratif de la justice. Il est composé de personnels greffiers, d'agents administratifs et judiciaires. Il est chargé de l’accueil des justiciables et de la réception de leurs demandes. Il assiste les magistrats dans leurs missions judiciaires et veille à l’authenticité et à la conservation des actes de procédure.

I-               MISSIONS

Les missions principales du greffe sont entre autres l’accueil et l’information du public, la rédaction et la notification des décisions, la prise de notes aux audiences, la tenue des registres, la gestion administrative des affaires, la conservation des minutes et la transmission des décisions aux parties, au parquet et aux huissiers.

Membre de la trilogie judiciaire, le greffe est la vitrine de toute juridiction. Il est dirigé par un greffier en chef qui est responsable de l’organisation interne, de la répartition des tâches, de la gestion du personnel administratif. Les greffiers placés sous son autorité, exercent des fonctions d’assistance des magistrats. Ils sont également agents authentificateurs et certificateurs des actes de procédure accomplis dans les cabinets d’instruction que lors des audiences.

En effet, les greffiers des cabinets d’instruction assistent les juges d’instruction dans les différents actes qu’ils posent dans leur Cabinet. Les greffiers de Chambre assistent les juges aux audiences du Tribunal. Ils sont pour l’ensemble chargés de la mise en forme des décisions et de l’établissement des différentes attestations.

Le greffe compte également en son effectif, les agents administratifs qui constituent le soutien logistique et administratif du greffe.

II-            ORGANISATION

L’organisation fonctionnelle interne du greffe au TPI Allada comprend :

-        le secrétariat particulier du greffier en chef ;

-        le secrétariat-greffe ;

-        le service de l’audiencement ;

-        le service du traitement des informations et de la conservation des actes, et ;

-        le service administratif.

Le secrétariat est l’organe central de l’organisation administrative du greffe. Il comprend le secrétariat particulier et le secrétariat du greffe. Le secrétariat-greffe est en relation avec la Caisse des Dépôts et des Consignations, l’Agence de Recouvrement des Avoirs Confisqués et Saisis, la Direction Générale des Impôts, l’Agence Judiciaire de l’Etat et le Centre national du Casier Judiciaire et le Fichier National des Personnes Morales.

Le service de l’audiencement au TPI Allada supervise et cordonne toutes les activités liées à la gestion des audiences et des rôles, du classement des décisions au minutier et à leur enregistrement.

Le service du traitement des informations et de la conservation des actes est chargé de la gestion des données et des documents judiciaires, de la délivrance des actes et de la fourniture de l’information aux justiciables.

Le service administratif se charge de gérer les aspects administratif et matériel du fonctionnement du greffe. Les missions du personnel affecté à ce service sont, entre autres, la gestion du personnel du greffe, la coordination des activités de formation et d’évaluation du personnel et la préparation des rapports et de statistiques sur les activités administratives du greffe.